So integrieren Sie KI in den Verwaltungsalltag
KI kann heute schon helfen, die tägliche Arbeit zu erleichtern. Dazu braucht es Schulungen, Richtlinien, klare Anwendungen – und den Schutz der Daten.
Um KI korrekt einzusetzen, müssen Mitarbeitende wissen: Ohne besondere Einstellungen und ohne Abonnement werden die eingegebenen Daten zum maschinellen Lernen der Software herangezogen.
Sie werden somit gelesen und für künftige Anfragen herangezogen. Das gilt für alle Zusatzfunktionen von Word, Outlook & Co. Das dürfte in den meisten Fällen nicht erlaubt sein.
Wer somit KI einsetzen will, sollte dies budgetieren, das System mit einem erfahrenen IT-Dienstleister einführen, um es mit eigenen Daten zu trainieren, die in Schweizer Rechenzentren liegen.
Anwendungsvorschläge
- Inklusion: KI-Software kann Nachteile wie körperliche Behinderungen oder Rechtschreibschwächen ausgleichen. Sie kann automatisiert auch Texte in Leichter Sprache erstellen. Sie schafft somit gleiche Voraussetzungen für alle.
- Zusammenfassungen: KI-Software fasst Protokolle zusammen und stellt sie in übersichtlichen Verzeichnissen bereit. Sie kann Kernpunkte eines langen Textes in Bulletpoints zusammenfassen.
- Inspiration: Sie bietet Alternativen zum Googlen und strukturiert ein Thema vor. Somit wird ein neues Thema schneller erfassbar. Das spart Zeit und sorgt für bessere Texte.
Lassen wir ChatGPT ergänzen, erkennen wir, dass seine Antworten oft sehr theoretisch sind und wenig mit der realen Arbeitserfahrung zu tun haben. So funktioniert zwar die Spracherkennung und Transkription bei Meetings, jedoch nur unter perfekten Bedingungen. Eine aufwändige Nachbearbeitung ist jeweils wahrscheinlich.
Prompt
Nenne zwei heute bereits sinnvolle und im Einsatz stehende KI-Anwendungen für Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung.
ChatGPT
Natürlich, hier sind zwei sinnvolle und bereits im Einsatz stehende KI-Anwendungen für Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung:
- Automatisierte Dokumentenverarbeitung und Dateneingabe: KI-Systeme werden bereits eingesetzt, um bei der Verarbeitung von grossen Mengen an Dokumenten zu helfen, wie zum Beispiel bei der Bearbeitung von Anträgen, Formularen oder Berichten. Diese Systeme können Texterkennungsalgorithmen verwenden, um Daten aus Dokumenten zu extrahieren und in entsprechende Datenbanken oder Systeme einzugeben. Das spart Mitarbeitenden Zeit und reduziert menschliche Fehler bei der Dateneingabe.
- Spracherkennung für Protokollierung und Berichterstattung: In vielen öffentlichen Verwaltungen wird bereits Spracherkennungssoftware eingesetzt, um Besprechungen, Sitzungen oder Interviews aufzuzeichnen und automatisch in Text umzuwandeln. Mitarbeitende können somit effizienter Protokolle erstellen oder Berichte verfassen, da sie nicht mehr manuell mitschreiben müssen. Dies verbessert die Produktivität und Genauigkeit bei der Dokumentation von Besprechungen.
